Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как списать оргтехнику в бухгалтерском учёте?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы списать компьютерную технику, являющуюся объектом основных средств, учреждение должно организовать специальную постоянно действующую комиссию (п. 34 Единого плана счетов, утвержденного приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н). Списание основных средств осуществляется на основе ее решения.
Сам по себе процесс списания оргтехники проходит в несколько стадий. Начинается он с создания комиссии, которая составляет акт о том, почему устройство вышло из строя, к примеру, почему принтер не печатает после заправки картриджа, если дело в главной плате, и ремонт нецелесообразен. Впоследствии этот акт будет необходимо дополнить набором документов, таких как паспорт устройства, копии или оригиналы актов о сервисном обслуживании и прочее.
Далее происходит разборка списываемого аппарата, для извлечения из его комплектующих драгоценных металлов, входящих в состав. С этим процессом можно справиться как самостоятельно, так и поручить его специалистам.
Детали устройства, которые остались после первого этапа демонтажа, отправляются в специализированные организации, занимающиеся утилизацией техники. На заключительной стадии составляют акт списания, к которому обязательно должны быть приложены соответствующие документы, подтверждающие извлечение из устройства драгоценных металлов с постановкой их на госучет и утилизацию оставшихся частей, которые могут нанести ущерб окружающей среде и здоровью людей.
Критические неисправности лазерных принтеров
Принтеры данной категории попадают под списание вследствие:
- Неполадки компонента, переносящего изображение на бумагу. Причиной может быть неисправно работающий блок лазера или изношенный картридж, в котором первым выходит из строя фотобарабан.
- Проблемы с прохождением бумаги по циклу.
- Неисправность компонента, отвечающего за закрепление изображения, которая возникает вследствие неполадок нагревателя или термопленки.
- Перегоревшая плата. Подобное может случиться из-за короткого замыкания. Понять это можно по тому, что помимо невозможности печати, принтер не сканирует документы либо делает некачественные копии данных документов.
Износ роликов захвата, подачи бумаги
Данная неисправность распространена более всего. Для нее характерно появления двух определяющих признаков:
- при значительных объемах печати подающий ролик захватывает листы не с первого раза или совсем не может их захватить;
- сразу после захвата листа бумаги из лотка он сминается, в результате для лотка высвечивается «ошибка 1»
- Причина первой неисправности — повреждение или неправильная установка ролика.
- Причина второй неисправности — покрытие резины лотка мелом (если используется мелованная бумага) или ее протирание. Время службы роликов значительно сокращается из-за применения некачественной бумаги, которую недобросовестные производители пропитывают меловым раствором для визуального отбеливания. Этот мел осыпается, в том числе и во время движения бумаги через МФУ. Он остается не только на каждом из роликов, но и в других узлах копира, во много раз ускоряя износ дорогостоящих блоков и уменьшая срок их службы.
Если белая меловая пыль покрыла резину роликов, их поверхность необходимо восстановить путем обработки специальной регенерирующей жидкостью.
Если резина изношена, то заменяют или только ее, или целиком весь ролик.
Этапы утилизации оргтехники
Первый этап осуществляется организацией с привлечением сертифицированных специалистов. Последующие этапы вправе осуществлять одна из специализированных фирм, зарегистрированных в Пробирной палате РФ.
- Подтверждение действия по списанию:
- экспертная оценка;
- определение остаточной стоимости списанного оборудования;
- заключение о невозможности дальнейшего использования;
- оформление утилизации ОС.
- Демонтаж оборудования с отделением частей, содержащих драгоценные металлы:
- требуется акт изъятия комплектующих, на основании которого оборудование списывается с учетных карточек;
- на его основании каждая часть имеет свою учетную карточку (форма М-17), в которой указывается наименование лома (наименование единицы), его общая масса и доля в нем каждого наименования драгоценных металлов.
- Аффинаж – это отделение драгоценных металлов от технических частей.
- Проводка полученных значений.
- Передача драгоценных металлов в казну.
ПРИМЕЧАНИЕ! При обращении в специализированную компанию по утилизации организации достаточно будет осуществить продажу старой техники: это избавит от необходимости учета и учета лома и драгоценных металлов.
Согласование списания техники
В соответствии с постановлением № 834, а также ст. 298 ГК РФ обязательному согласованию с вышестоящим органом (учредителем) подлежит амортизация технических средств, классифицируемых:
- на движимое имущество государственных учреждений;
- на особо ценное движимое имущество от бюджетных (автономных) учреждений, закрепленных за ними на праве оперативного управления учредителем или приобретенных ими за счет средств, выделенных учредителем. Если речь идет об ином движимом имуществе, то решение о списании этих учреждений принимается самостоятельно.
Порядок утверждения Министерством культуры решения о списании федерального имущества, а также перечень необходимых для этого документов устанавливается в отношении:
- учреждениям, подведомственным Министерству культуры, — приказом Министерства культуры Российской Федерации от 10 июня 2020 г. № 613;
- территориальные органы Министерства культуры — приказом Министерства культуры Российской Федерации от 27 ноября 2019 г. № 1834.
Все документы, представляемые на согласование, должны быть заверены уполномоченным лицом учреждения с четкими оттисками печатей и штампов и расшифрованными подписями.
Оформление комплекта документов не должно занимать более 30 календарных дней, за исключением ситуаций, требующих дополнительной проверки обоснованности амортизации имущества или дополнительной экспертизы документов.
Решение об утверждении списания имущества оформляется в виде приказа (распоряжения) органа, координирующего деятельность учреждения. Надлежащим образом заверенная копия этого документа направляется в учреждение.
Новая техника или б/у? Что выгоднее покупать?
По долгу службы мы время от времени посещаем различные организации, общаемся с людьми, решаем с ними какие-то рабочие вопросы. Понятное дело, что мы не можем, общаясь с клиентом, не замечать, уж простите, на каком он сидит стуле, насколько качественно и эстетично выполнен ремонт у него в офисе и, в конце концов, какой у него установлен компьютер на рабочем месте. По нашим скромным наблюдениям, немалое число работодателей не отдает большого предпочтения закупки «мощной» техники, останавливая свой выбор на достаточно «простых» технических решениях. Правильно это или нет – это во многом субъективный вопрос, ответ на который каждый сможет дать себе сам.
Но здесь есть одна проблема, которая касается наших многострадальных коллег из числа бухгалтеров – они уж больно часто жалуются на то, что у них «глючит» 1С, что программа «очень медленно работает» и что постоянно приходится ее перезапускать. Отчасти это связано с тем, что и так не на слишком «сильные» компьютеры устанавливается достаточно «тяжелое» ПО, в виде «коробочной» 1С.
Дорогие друзья… Давайте уже начисто забудем про этот атавизм в виде установки «одинэски» на жесткий диск. Зачем это нужно, когда многие уже давно и успешно используют 1С 8.3 в облаке – быстрый, удобный и интуитивно понятный сервис, позволяющий решать производственные задачи без каких бы то ни было проблем. Самое главное, что он не занимает место на жестком диске и скорость его работы не зависит от новизны или «моральной устарелости» компьютера. Воспользуйтесь бесплатным доступом на 14 дней и оцените все его преимущества! Как говорится, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать!
При этом проблемы в решении производственных задач могут возникать гораздо чаще в случае с компьютером, бывшем в потреблении. Нам довелось переговорить с клиентом (он, кстати, и рассказал нам о том, как учитывать ПК), у которого компьютер не менялся уже более 10 лет. Вот, что он нам поведал:
«Вы не представляете, как это раздражает! Пока он (компьютер) запустится, пока «прогрузится», пока «себя придет». Только с утра это занимает у меня минут 10-15! Благо за это время я успеваю сходить попить кофе. А днем что делать? Я сколько к директору не подходила, все он меня «на потом» отправляет».
— Действительно, неприятная ситуация. Неужели Вы так мучаетесь последние лет 5-6?
«Чуть меньше, конечно, но все же. Дело в том, что иногда я работаю с дома – там у меня современный «игровой» ноутбук. Монитор, конечно, маленький, но зато все быстро работает. Хорошо, что я хоть 1С у вас купила – она не тормозит, а вот со всем остальным – беда. Мне еще в
Exelнужно таблицы составлять, вOutlookна десятки писем в день отвечать. В общем, думаю, что лучше работать с дома».
— А, может, Вам действительно подойти к директору и предложить ему такой вариант?
«Предлагала! Только вот он тогда сказал, что от этого моя зарплата уменьшится автоматически на 10 тысяч рублей. Спросила, мол, почему? Он сказал, что моя зарплата, оказывается, включает в себя транспортные расходы. Бред какой-то».
Конечно, мы могли и дальше продолжать беседу примерно в том же духе, да только смысла в этом никакого не было. Когда нам рассказывали о правилах учета компьютеров, бухгалтер это говорил с таким большим увлечением, как будто он действительно «мечтает» о новой технике и ждет того момента, когда он сможет применить свои знания на практике. Печально, однако.
Принтер это основное средство
Основные средства — это здания и сооружения, машины и оборудование, приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, инвентарь, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения и другие соответствующие объекты.
Основным средством является такой актив, который одновременно отвечает всем четырем критериям:
- он должен использоваться организацией при осуществлении ее деятельности, будь то производство продукции, оказание услуг, выполнение работ и т. д. или же в целях управленческой деятельности;
- срок использования актива должен быть более 12 месяцев;
- объект приобретен не для перепродажи;
- использование объекта способствует получению организацией дохода.
Жалюзи в организации могут служить либо в качестве инвентаря, либо прочего объекта.
Типичные неисправности принтеров
Неисправности печатающих головок (картриджей) – как правило, возникают при длительных перерывах в использовании, неправильной парковкой каретки, а также при использовании некачественных, неподходящих чернил или попытках неквалифицированной заправки и очистки (напомним еще раз, что не только ремонт принтеров, но и техническое обслуживание оргтехники следует доверять специалистам).
Неисправности тракта прохождения бумаги – аналогичны матричным принтерам.
Неисправности узла очистки головок – в большинстве случаев вызываются избытком высохших чернил из-за чрезмерно частых прочисток головок или интенсивной эксплуатации со сменой картриджей (в большинстве моделей принтеров при смене как основных, так и фотокартриджей автоматически осуществляется прочистка, даже если она и не очень требуется).
У некоторых принтеров из-за этого происходят даже поломки механических узлов. Общим для большинства
Как списать канцелярские товары: документальное оформление в бюджетном учреждении
Важно здесь проверять, что снимается с учета и в каком количестве, потому что у налоговой обязательно вызовут вопросы 10 калькуляторов каждый месяц, которые использует отдел из 2 человек.
Чаще производится покупка мелких КТ за наличный или безналичный расчет, в первом случае это обычно приобретение подотчетным лицом, во втором – перевод на расчетный счет в пользу поставщика.
Неважно, будут они передаваться на склад или сразу пойдут на использование работниками, следует произвести их оприходование в бухучете. Для этой процедуры специалисту понадобится:
- накладная;
- кассовый и товарный чеки.
На основании первого документа бухгалтер составит ПКО, в котором будут указаны наименования всех КТ, которые были приобретены. Также прописываются единицы измерения и количества приобретенных штук. Вписывается материально ответственное лицо, которое осуществило покупку и то, на чей склад зачисляется товар.
Шапка ведомости будет выглядеть так:
|
№ |
Ф. И. О. сотрудника |
Ед. изм. |
Объем |
Подпись |
Ее заполняет МОЛ, когда выдает со складских помещений людям в расходование. В конце месяца он закрывает ее, сверяет наличие по факту с виртуальными остатками, и передает в бухгалтерию. Эти бумаги допускается закрывать в другой период, если это установлено внутренним распорядком.
На основании этого файла бухгалтер составляет требование-накладную на списание канцтоваров. Она отражает общие выданные КТ и подшивается к остальным документам месяца.
Стоит помнить, что, если организация небольшая и работников, которые пользуются КТ, не много, то ведомость необязательна. Когда движение канцелярии небольшое, можно сразу пользоваться требованием-накладной и списывать на этом основании. В дополнение составляется акт.
Акт списания оборудования
Как оформить акт списания оборудования, расскажем в нашей консультации. Если оборудование не пригодно к использованию в силу физического или морального износа, допущенных повреждений при монтаже или вообще было утрачено по любой причине, оно подлежит списанию. Обязательной к применению формы акта для такого случая нет.
Поэтому организация может разработать такой первичный учетный документ самостоятельно и закрепить его в своей .
Составлению акта на списание обычно предшествует проведение инвентаризации и составление инвентаризационной описи и сличительной ведомости (если выявлена недостача оборудования).
Если необходимо подтвердить непригодность оборудования к использованию, может быть предварительно составлен акт технического состояния оборудования для списания. Акт технического состояния в данном случае являлся бы документом-основанием для списания. Он может быть составлен по образцу дефектной ведомости, который мы приводили .
Перечень канцелярских принадлежностей
Наиболее полный перечень видов материальных ценностей, которые могут быть отнесены к канцелярским принадлежностям, можно найти в Общероссийском классификаторе видов экономической деятельности, продукции и услуг ОК 004-93, утвержденном постановлением Госстандарта России от 06.08.1993 № 17 (ОКПД):
|
Код |
Наименование |
|
Изделия канцелярские — |
|
|
Регистраторы из бумаги и картона |
|
|
Папки и обложки для деловых бумаг |
|
|
Бумага для пишущих машинок |
|
|
Книги бухгалтерские |
|
|
Переплеты съемные, папки (кроме картонных) и скоросшиватели |
|
|
Изделия из пластмасс канцелярские |
|
|
Пишущие машинки, включая автоматические; средства составления текстовых документов – |
|
|
Ручки автоматические |
|
|
Карандаши механические |
|
|
Наборы ручек автоматических и карандашей механических, приборы письменные настольные Оборудование канцелярское фотокопировальное, копировально-множительное – |
|
|
Оборудование канцелярское прочее – |
|
|
Устройства бумагорезательные канцелярские |
|
|
Средства для нанесения защитных покрытий на документы |
|
|
Средства для уничтожения документов |
|
|
Шкафы для хранения документов канцелярские |
|
|
Устройства для заточки карандашей |
|
|
Дыроколы |
Что можно относить к канцелярским товарам
Сюда обычно причисляют все приспособления, которые предназначены для написания, оформления и печати документации.
Среди основных экземпляров:
- ручки и карандаши;
- фломастеры, маркеры, текстовыделители;
- бумага, белая и цветная;
- картон;
- блокноты, блоки для заметок.
Отдельно стоит учесть скрепляющие детали:
- скрепки, скобы;
- клей;
- папки, дела, скоросшиватели.
Сложно представить предприятие без устройств. Среди организационной и механической техники:
- пишущие машинки;
- калькуляторы;
- сканер;
- дырокол;
- степлер.
Также нельзя забывать о шкафах, в которых все это будет стоять, о школьных портфелях и прочих видах изделий, которые можно отнести на этот счет.
В этой категории находится рекламная продукция, которая выдается работникам для распространения и использования. Списывать следует все, что находится на балансе и в реальности уже было израсходовано.
Типичные неисправности, которые становятся причиной списания оргтехники
К наиболее распространённым неисправностям струйных моделей принтеров, вследствие которых данную оргтехнику можно списать относятся следующие:
- Возникновение неполадки тракта прохождения бумаги, что связано с применением неподходящего варианта бумаги или попаданием каких-нибудь посторонних предметов. Кроме того, такая поломка может возникать вследствие износа деталей в ходе интенсивного использования устройства.
- Выход из строя печатающей головки. Источником неполадки являются длительные перерывы между работами, чернила плохого качества, неграмотно произведена очистка и заправка расходного материала.
- Неисправная работа узла очистки головок. Проблема такого рода чаще всего связана с избытком высохшей краски. Ее источником является интенсивная эксплуатация устройств со сменой картриджей и чрезмерно частая прочистка головок.
- Те неисправности принтера для списания, которые относятся к общим заключаются в сильном загрязнении деталей чернилами, что, в свою очередь, может привести к самым печальным последствия — полному выходу устройства из строя.
Причины списания компьютерной техники: примеры
Наша публикация посвящена выбытию оргтехники, включенной в состав ОС, поэтому добавим лишь несколько слов о том, как списать компьютер стоимостью менее 40 000. Такая техника обычно числится в составе МПЗ и списывается на затраты при вводе в эксплуатацию.
Главным критерием для списания ОС считается утрата ими необходимых полезных качеств, используемых в производственных целях. Классическими основаниями подобной утраты являются физический и моральный износ, а также невозможная к устранению поломка либо порча. Законодателями для оргтехники утверждены весьма короткие сроки полезного использования (СПИ) исчисления амортизации — 3 – 5 лет. Не будем останавливаться на физическом износе, поскольку с ним сопряжена понятная ситуация, когда СПИ оргтехники истек и списание производится на законных основаниях. Поговорим о моральном износе.
Оргтехника в гораздо большей степени, чем другие группы ОС, подвержена быстрому моральному износу. Это обусловлено бурным развитием компьютерных технологий и часто приводит к тому, что имеющий в компании парк работающих компьютеров требует модернизации или полного обновления в целях прибыльности производства. И далеко не всегда периодически повторяющаяся модернизация техники удовлетворяет возрастающие требования новых программных продуктов, поэтому можно говорить о моральном износе объекта.